按Enter到主內容區
:::

法務部矯正署臺南看守所:回首頁

:::

檔案應用(Q&A)

  • 發布日期:
  • 最後更新日期:109-06-09
  • 資料點閱次數:205

應用法規:

  • 一、各機關檔案應用服務相關法令有那些?

    答:有關檔案應用事項,可依檔案法、行政程序法、政府資訊公開法及機密保護法令等有關規定辦理。
  • 二、對於檔案應用申請表格及其申請應用須知可否納入相關法規規範,俾供各機關參考及使用?

    答:檔案應用申請表格已於檔案管理局所編訂機關檔案管理作業手冊中訂定相關樣式供參。另訂定機關、團體、民眾閱覽抄錄或複製檔案申請須知乙節,宜由各機關配合相關規定及現行檔案提供應用環境自行訂定與提供。

應用處所:

  • 一、對於檔案開放應用作業機制,囿於空間、人力及資源之不足,應如何規劃?

    答:

    • (一)檔案提供應用服務之作業流程及相關表單,可參考機關檔案管理作業手冊第21章之規定。

    • (二)各機關可將現有之行政資訊提供應用處所與檔案閱覽處所相結合,以解決空間及資源不足之問題,並節省人力。

  • 二、機關檔案閱覽處所應配置哪些設施?

    答:各機關檔案閱覽處所應視實際需要配置電腦、縮影閱讀機等機具及文具用品,以利民眾閱覽、抄錄或複製檔案,並裝備必要之監控系統及防火安全設施。

  • 三、各機關是否需自行建置檔案目錄查詢系統,如何提供民眾查詢各機關檔案目錄,達到行政資訊公開?

    答:

    • (一)依檔案法第8條之規定,檔案應依檔案管理局規定之分類系統及編目規則分類編案、編製目錄。各機關應將機關檔案目錄定期送交檔案管理局。檔案管理局應彙整國家檔案目錄及機關檔案目錄定期公布之,並附目錄使用說明。

    • (二)為便利民眾了解全國檔案資訊,目前檔案管理局已建置「全國檔案目錄查詢網」(National Electronic Archives Retrieve,簡稱NEAR,網址https://near.archives.gov.tw/),開放各機關檔案目錄網路查詢服務,民眾可不受時間及地點限制,經由全國檔案目錄資訊單一查詢窗口,隨時上網查詢各機關定期彙送之檔案目錄,但機密檔案目錄依法不公布。各機關可自行決定採建置檔案目錄查詢系統或連結至「全國檔案目錄查詢網」之方式,提供民眾查詢檔案目錄。

應用申請:

  • 一、申請應用是否可訂定統一(含線上)申請書以期制式化?

    答:有關申請書及機關檔案開放應用作業程序說明,檔案管理局已研訂機關檔案管理手冊,俾各機關作業參考。該手冊已提供檔案應用申請書參考格式並說明閱覽處所應有之設施,包含目錄查詢工具、電腦、影印機、閱覽桌椅、置物櫃、文具及監控系統及防火安全設施。

  • 二、民眾向各機關提出檔案應用申請方式為何?

    答:檔案應用之申請,得採親自持送、書面通訊或透過電子傳遞方式提出辦理。

  • 三、機關檔案與國家檔案之申請應用有何不同?

    答:機關檔案之申請應用原則上應先填具申請單,經受理機關審核作業後,民眾依審核結果持通知書方得至受理機關應用檔案;國家檔案原則上採隨時申請隨時應用,民眾可直接至國家檔案閱覽場所申請應用。人民申請閱覽、抄錄、複製檔案管理局管理之檔案,應向檔案管理局提出申請;其向各機關提出者,各機關應即移請檔案管理局辦理,並通知申請人。

應用對象:

  • 一、外國人可否申請應用機關檔案?

    答:政府資訊公開法第9條第2項規定「外國人,以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限,亦得依本辦法請求之。」,機關檔案之提供外國人應用,應適用該法條規定辦理。

  • 二、申請應用機關檔案有無年齡限制?

    答:申請應用機關檔案並無年齡之限制,惟未成年人申請應用機關檔案,應由法定代理人代理。

應用審核:

  • 一、各機關以上級機關名義辦理之公文,如民眾調卷,應由上級機關核准或承辦機關核准?

    答:各機關以上級機關名義辦理之公文,如民眾調卷,應由該檔案歸檔點收所在之機關受理,並為准駁之決定。

  • 二、對於檔案法第17條規定之檔案應用申請事項,應由何單位受理與准駁?

    答:各機關受理檔案應用服務及其准駁作業之單位,屬機關內部分工之權責與事務,不宜列入檔案法施行細則為硬性之規範。

  • 三、機關可否同意民眾申請至機關閱覽內部檔案目錄?

    答:機關內部檔案目錄為處理公務產生之紀錄資料,如已依照管理程序歸檔而成檔案時,民眾可依檔案法第17條及檔案法施行細則第18條規定申請閱覽、抄錄或複製;如未歸檔時,因其屬政府機關之資訊,民眾亦可依政府資訊公開法第9條及第10條規定請求提供。至機關可否同意,則應由機關依檔案法第18條或政府資訊公開法第18條規定,斟酌具體個案情形決定。

  • 四、檔案法施行細則第19條第2項所定申請人補正之日起算,係指為何?

    答:第2項「申請人補正之日」,為其他立法例用語,至其補正之日應自何日起算,得適用行政程序法第49條之規定。

費用收取:

  • 一、提供檔案應用是否一定要依照「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收費?
    答:

    • (一)檔案法第21條已有各機關「得」依檔案中央主管機關所定收費標準收取費用,故機關自可依業務性質,參酌本標準自行調整收費適用之。

    • (二)檔案閱覽抄錄複製收費標準第2條:「申請閱覽、抄錄或複製檔案經核准者,其費用除其他法令另有規定外,依本標準之規定」,所謂「其他法令」,例如戶籍法、地籍法針對戶籍、地籍檔案閱覽收費,已定有相關規定等是,檔案應用費用之收取即可依該規定辦理。

  • 二、檔案閱覽抄錄複製依規定需收費,如非隸屬關係之機關因業務需要調閱覽是否收費?

    答:機關間因業務需要檢調他機關檔案者,目前並無明文規定是否收費,若機關認為是項業務有收費之必要者,可參考檔案閱覽抄錄複製收費標準。

  • 三、所稱閱覽、抄錄等使用檔案時間是否包含複製、影印或列印時間?

    答:閱覽抄錄之時間點起算應以檔案交付申請者至檔案交還櫃檯為止,其中間所有使用過程均應包含在內。

  • 四、若閱覽者閱畢表示無錢支付或拒絕支付,如何辦理?可否於閱覽、抄錄前先行收費?

    答:各機關如有民眾閱覽檔案不繳費之疑慮,可考量以換發証件或預先收取一定數額費用方式以資因應。

  • 五、如因機關內無法提供相關設備供民眾使用,而委託民間公司代為複製者及約定交件方式,是否可一併由檔案管理局統一訂定?如代製費用和現行收費標準不同應依何種計算?

    答:對於檔案複製,各機關可配合現有設備決定提供之形式,必要時得採委外製作,其收費標準應核實向申請者收取,各機關可考量以收取保證金之方式,以避免代墊費用或申請人不繳納費用等情事發生。因本項作業宜由各機關視人力狀況自行決定,不宜硬性規定,以免窒礙難行。

  • 六、檔案閱覽抄錄複製所收之費用如何處理?

    答:機關檔案閱覽抄錄複製費用之收取,應依預算程序辦理。

  • 七、申請閱覽、抄錄或複製檔案逾補正期限駁回者,已繳費用可否不予退還?

    答:檔案申請駁回,民眾並未真正到場使用檔案,故無預繳費用情形產生。

  • 八、閱覽者可否攜帶助理人員共同進入閱覽場所?陪同人員是否比照收費?

    答:助理人員共同進入閱覽場所是否收費乙節,按應用檔案而需助理人員伴隨者,應事先申請並經核准後方得進入閱覽場所,因助理人員並非獨立之申請人,自無須另行收費。

應用限制:

  • 一、核准人民應用檔案時之時限規範為何?

    答:檔案法第20條明文規定閱覽或抄錄檔案應於各機關指定之時間、處所為之。故各機關於核准人民閱覽或抄錄檔案時,自得斟酌具體個案之情況,規定合理期限要求申請人於一定期日前至指定之處所應用檔案。申請人如有違反,機關亦得要求另案提出申請。

  • 二、可否限制每次檔案閱覽時間?

    答:因檔案法已明定人民得依法請求提供閱覽檔案,故限制每次使用檔案之時,似有違立法意旨。

  • 三、各機關檔案管理人員如何管制民眾應用檔案是否有涉著作權法相關規定?又其發生違反情形者,應如何處置?

    答:考量民眾應用檔案所發生違反著作權行為,應屬檔案應用或使用階段,故檔案管理人員無須於申請過程加以規範處理,惟需提示民眾應用檔案應注意著作權之相關規定;至其違反著作權法時,究由何人負責,應依實際情形定之,並按著作權法及其相關規定辦理。

  • 四、請問民眾申請檔案應用時,可否限制每次申請之件數?

    答:按檔案法立法意旨在於促進檔案之開放應用,故對申請人每次申請應用檔案之件數並未加以限制,惟若人民申請應用檔案之數量龐大,機關可與申請者協商後分次提供。

  • 五、檔案複製品如影像檔、掃描檔,得否提供民眾調閱?

    答:依據檔案法施行細則第17條第2項規定:「檔案應用,以提供複製品為原則。」準此,來文所述影像檔與掃描檔等檔案複製品,得提供民眾申請應用。

回頁首